Política de tratamiento de datos personales
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA FUNDACIÓN SANTA FE DE BOGOTÁ
La Fundación Santa Fe de Bogotá identificada con NIT 860.037.950-2, ubicada en la ciudad de Bogotá, en la calle 119 # 7-75, es la responsable del tratamiento de los datos personales a los cuales tenga acceso a través del desarrollo de su actividad. Así mismo, es garante de la administración de las bases de datos en las cuales se almacena dicha información.
Los lineamientos contenidos en este documento son aplicables a los datos de carácter personal que hayan sido registrados en las bases de datos y que sean susceptibles al tratamiento requerido por parte de la Fundación Santa Fe de Bogotá en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 así como en las demás disposiciones aplicables sobre la materia, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Esta política es de carácter obligatorio para la Fundación Santa Fe de Bogotá en calidad de responsable del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de la institución. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento de estos.
GENERALIDADES
1.1 CONSIDERACIONES
El Decreto 1074 de 2015 reglamentó la Ley 1581 de 2012 y reguló la autorización, revocatoria, las políticas y los procedimientos para la protección de datos personales, determinando que toda institución garantizará el pleno ejercicio del derecho de habeas data. Así mismo, dentro del régimen de protección de datos personales y aplicable al sector salud, se deben considerar disposiciones como la Ley estatutaria 1266 de 2008, Decreto 1727 de 2009, Decreto reglamentario 1377 de 2013, Resolución 839 de 2017 e igualmente los desarrollos jurisprudenciales sobre el asunto dictados por la Corte Constitucional, como por ejemplo a través de la Sentencia C-748 de 2011, Sentencia T-176 A de 2014 y Sentencia T- 358 de 2014, entre otros.
Como responsable del tratamiento de datos personales, la Fundación Santa Fe de Bogotá garantiza a los titulares de los datos personales, que el tratamiento se realizará de acuerdo con la Política de Protección de Datos que se desarrolla en armonía con la normativa prevista por tal fin.
La Fundación Santa Fe de Bogotá, a través de sus ejes de servicios de salud, de salud poblacional, de educación y gestión del conocimiento, gestionará los datos personales de los titulares de acuerdo con los principios rectores del marco normativo.
Para facilitar la implementación de las normas, la Fundación Santa Fe de Bogotá, expide la presente Política que será de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores.
1.2 DEFINICIONES
- Adaptar: Modificar o hacer que los datos personales obtenidos, desempeñe funciones distintas de aquellas para las que fue construido.
Almacenar: Reunir, guardar o registrar los datos personales necesarios para la prestación del servicio.
Archivar: Guardar los datos personales en un determinado orden.
Autorización: Consentimiento previo e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
Conservar: Mantener, proteger y custodiar los datos personales durante los plazos legales establecidos, para que no pierdan sus características y propiedades con el paso del tiempo.
Consolidar: Reunir, integrar o juntar los datos personales obtenidos.
Datos personales: Información asociada o vinculada a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que permite su identificación, ubicación, contacto, etc. Tienen las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural; ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el Titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular de la información.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
Extraer: Apartar o filtrar los datos personales obtenidos, para obtener y crear información útil para la Fundación Santa Fe de Bogotá con base en los datos personales del titular.
Filtrar: Seleccionar de los datos personales obtenidos, los aspectos necesarios para configurar una información que requiera el Responsable del tratamiento de los datos.
Habeas data: Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
Oficial de protección de datos: Es la persona o área designada para asumir la función de protección de datos personales y para tramitar las solicitudes de los Titulares, en el ejercicio de sus derechos. Vela por la implementación efectiva de las políticas, procedimientos y buenas prácticas adoptados por la empresa para la gestión de datos personales.
Procesar: Someter los datos personales a una serie de operaciones programadas, con un fin específico para la prestación del servicio de Salud.
Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Recolectar: Reunir los datos personales que el Responsable del Tratamiento de datos personales adquiere en el desarrollo de su objeto.
Reproducir: Obtener copia, en uno o en muchos ejemplares, de los datos personales que son obtenidos en la prestación del servicio de salud.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transmitir: Emitir o difundir los datos personales, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
1.3 PRINCIPIOS
En busca de garantizar la protección de datos personales, la Fundación Santa Fe de Bogotá se rige por el cumplimiento de los siguientes principios para efectos del tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, transferencia y transmisión) de datos personales a los que se tengan acceso.
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales a la cual hace referencia esta ley es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones vigentes y en las demás disposiciones que se desarrollen en ella.
Principio de finalidad: El tratamiento de datos que se lleve a cabo por parte de la Fundación Santa Fe de Bogotá obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada a los titulares de los datos personales.
Principio de libertad: El tratamiento de datos personales que lleve a cabo la Fundación Santa Fe de Bogotá, y su personal a cargo, o cualquier tercero que llegase a tener acceso a las bases de datos de la Fundación Santa Fe de Bogotá, solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Principio de transparencia: La Fundación Santa Fe de Bogotá garantiza al titular en el tratamiento de datos personales el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricción alguna, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información que está sujeta al tratamiento por parte de la Fundación Santa Fe de Bogotá, del personal a su cargo y de cualquier tercero que llegase a tener acceso a las bases de datos de la Fundación Santa Fe de Bogotá, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todo el personal de la Fundación Santa Fe de Bogotá o externos que por algún motivo tienen que intervenir en el tratamiento de datos personales de las bases de datos de la Fundación Santa Fe de Bogotá, que no tengan la naturaleza de públicos; están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
1.4 DESCRIPCIÓN DE LOS DATOS QUE HACEN REFERENCIA A LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS TITULARES:
Los datos personales de los titulares que recoge la Fundación Santa Fe de Bogotá pueden incluir, pero no limitarse a:
Nombres y apellidos.
Tipo y número del documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carné diplomático).
Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad.
Edad, sexo, estado civil, idiomas que habla y creencias religiosas.
Escolaridad, profesión y ocupación.
Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo, celular.
Empleador, su ubicación y sus datos de contacto.
Información clínica del paciente incluyendo los antecedentes personales, familiares y epidemiológicos, resultados de exámenes de apoyo diagnóstico, órdenes médicas, consultas realizadas, medicamentos que recibe, diagnósticos, valoraciones médicas y del equipo de salud, procedimientos quirúrgicos, etc.
Datos de contacto de sus familiares, responsables o representantes legales, que hayan sido entregados a la Fundación Santa Fe de Bogotá en relación con el proceso de atención del paciente.
Hábitos personales.
Su Entidad Administradora de Planes de Beneficio (EPS, EPS-S, ARL, Plan de Atención Complementaria -PAC-, Medicina prepagada, Póliza de Salud, etc.).
Uso de nuestros servicios.
Información personal obtenida durante la revisión de sus peticiones o quejas.
Información personal brindada a través de encuestas u otros instrumentos institucionales.
Cualquier otro que no esté específicamente señalado en el anterior listado, pero que responda a la categoría de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, a esta Política y a las demás disposiciones que definan los datos personales.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La Información proporcionada por el titular a la Fundación Santa Fe de Bogotá es requerida para recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y disponer, con o sin ayuda de la informática, sin restricción o limitación y en general para:
La prestación adecuada de los servicios ofrecidos por la Fundación Santa Fe de Bogotá.
Ser contactado para el agendamiento de cita médicas, exámenes diagnósticos, terapias, orientación de servicios y demás procedimientos médicos y/o quirúrgicos que sean requeridos para la atención del paciente, así como para la realización de procedimientos administrativos.
Ser contactado para renovaciones, ofrecimiento de productos y servicios.
Ser informado e invitado a participar de diferentes beneficios o eventos de la Fundación Santa Fe de Bogotá y sus terceros.
Enviar información comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la Fundación Santa Fe de Bogotá.
Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y contenidos.
Realizar segmentación de mercados, análisis de consumo y preferencias.
Evaluar la calidad de los productos y servicios.
Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones y sugerencias.
Compartir únicamente datos personales de identificación y ubicación con los aliados estratégicos de la institución.
Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares, atendiendo a la relación que tienen las personas con la Fundación Santa Fe de Bogotá, como se describen a continuación:
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de pacientes, familiares, acompañantes y/o encuestados:
Lograr una eficiente comunicación relacionada con la prestación de nuestros servicios y alianzas, a través de los diferentes canales de información utilizados por la Fundación Santa Fe de Bogotá.
Informar e invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicios y educación al paciente.
Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información sobre los servicios que presta y los eventos que programe, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar e informar.
Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica.
Identificación de avances clínicos, científicos y tecnológicos.
Asesorar y/o apoyar la necesidad de servicios distintos del objeto social de la Fundación Santa Fe de Bogotá, o que no sean prestados por ésta, pero sean requeridos por los pacientes, familiares y/o acompañantes.
Cumplir las leyes aplicables a la salud privada y pública en Colombia, incluyendo, pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Salud Nacional, Secretaría Distrital de Salud, las autoridades judiciales o administrativas.
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de colaboradores:
Realización de publicaciones internas y externas.
Apertura de acceso a plataformas tecnológicas propias de la organización.
Brindar información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados para autorización de créditos de dinero o créditos comerciales. (Previa verificación de fuente y autorización del titular - uso de datos, se debe centrar en la verificación más no en el suministro de la información).
Ser contactado directamente en caso de ser requerido, en razón de sus funciones.
Informar las convocatorias e invitaciones a eventos.
Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Detectar las necesidades de capacitación e implementar acciones que permitan una excelente prestación de los servicios de la institución.
Cumplir a cabalidad con todas las obligaciones laborales de orden legal, contractual, judicial y administrativo incluyendo pero sin limitarse a: pago de nómina, aportes y reportes al sistema de seguridad social (salud, pensiones, administración de riesgos laborales, cesantías, cajas de compensación familiar, entre otros); declaraciones de impuestos; atención de programas de compensación; bienestar laboral; medición de productividad y promoción; programas de fidelización; salud ocupacional y seguridad industrial; prevención de acoso laboral; acreditación de órdenes judiciales y administrativas, entre otros.
Administrar usuarios, correo electrónico, aplicativos internos.
Publicar información en el directorio institucional.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
Reproducir fotografías o publicar información en comunicaciones, boletines o publicaciones institucionales.
Finalidades especiales para el tratamiento de datos de estudiantes
- Realizar publicaciones internas y externas.
- Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
- Realizar mercadeo de los programas educativos tanto de pregrado como postgrado y encuestas afines a la educación a quienes voluntariamente quieran participar.
- Cumplir las leyes aplicables a la educación privada en Colombia, incluyendo, pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Educación Nacional o las autoridades judiciales o administrativas.
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales que participan en procesos de selección.
Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de proveedores y contratistas, convenios y alianzas:
- Cumplir con las disposiciones contractuales para las adquisiciones de bienes y servicios demandados por la Fundación Santa Fe de Bogotá para su normal funcionamiento: obligaciones contractuales, judiciales y administrativas, incluyendo registro contable y control de pagos, liquidación y reportes de impuestos, salud ocupacional, seguridad industrial y prevención de riesgos, acreditación de órdenes judiciales y administrativas, entre otros.
- Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación con el proveedor.
- Evaluación de bienes y servicios prestados por las partes.
- Seguimiento y gestión de la relación contractual.
- Administrar usuarios y aplicativos internos.
3. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La Fundación Santa Fe de Bogotá, al momento de solicitar la autorización al Titular, le informa de manera clara y expresa, entre otros, lo siguiente:
- El Tratamiento al cual son sometidos los datos personales y la finalidad de estos.
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean formuladas, en especial cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como Titular.
- La identificación, dirección electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
- Forma de Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.
Casos en que no es necesaria la autorización del Titular de los Datos Personales:
En los siguientes casos no se requerirá autorización del Titular de los Datos Personales:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
De la autorización para el tratamiento de datos personales sensibles:
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, la Fundación Santa Fe de Bogotá deberá cumplir las siguientes obligaciones:
- Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
- Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
- Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
Parágrafo: Se exceptúan de esta autorización, los casos señalados por la Ley y por las autoridades en los cuales es perentorio la revelación de datos.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Fundación Santa Fe de Bogotá o frente al Encargado designado del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, en relación con datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente por escrito la prohibición o no autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Fundación Santa Fe de Bogotá, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos.
- Ser informado por parte de la Fundación Santa Fe de Bogotá o por parte del Encargado del Tratamiento designado, previa solicitud escrita, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento de datos personales, a la Fundación Santa Fe de Bogotá o el Encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
4.1 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES COMO TITULARES
En el tratamiento de datos personales a cargo de la Fundación Santa Fe de Bogotá se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, por lo tanto, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, autorizado por normas jurídicas vigentes y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
- Se tenga la opinión del menor de acuerdo con su madurez, la cual no tiene relación directa con su edad, sino con su grado de discernimiento.
- Se cumpla con los requisitos de la ley para el tratamiento de datos personales, como la autorización, la finalidad, la explicación de los deberes y de los derechos de los titulares.
- Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización a la Fundación Santa Fe de Bogotá.
5. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FUNDACIÓN SANTA FE DE BOGOTÁ
5.1 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La recolección de los datos realizada por la Fundación Santa Fe de Bogotá se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente.
En virtud de lo anterior, la Fundación Santa Fe de Bogotá atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento de los Datos Personales, tales como:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
- Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Adoptar los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de estos, e informar los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento. Se aclara que los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por la Fundación Santa Fe de Bogotá siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
- Comunicar los cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización. Esta comunicación debe hacerse antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad.
Garantizar la integridad, confidencialidad y calidad de la forma debida en la que se realiza la recolección de datos sensibles que son necesarios para la atención oportuna de cada paciente.
5.2 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
- Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco
- (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar y cumplir con las políticas, manuales y procedimientos que en cumplimiento de las normas sobre protección de datos ha dispuesto el gobierno nacional y han sido implementadas por la Fundación Santa Fe de Bogotá.
- Dar el trámite correspondiente a las consultas y reclamos por parte de los Titulares para la atención de consultas y reclamos.
- Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Nota: En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
6. SOLICITUDES DE REVOCATORIA O SUPRESIÓN
Los Titulares podrán en todo momento solicitar a la Fundación Santa Fe de Bogotá la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de una solicitud por escrito, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 mediante una de las siguientes opciones:
- Por medio físico, solicitud radicada en correspondencia en la Cra 7b #123-90. Bogotá D.C, horario de oficina 07:00 AM a 05:00 PM de lunes a viernes.
Por medio electrónico al correo datospersonales@fsfb.org.co.
La Fundación Santa Fe de Bogotá, responderá la solicitud por el mismo medio en que fue formulada.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Fundación Santa Fe de Bogotá.
7. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
En el evento que el Titular solicite información respecto al tratamiento de sus datos personales, esta será suministrada por la Fundación Santa Fe de Bogotá por el mismo medio en que fue formulada la solicitud y corresponderá totalmente a aquella que repose en la base de datos administrada.
Personas a quienes se les puede suministrar la información:
La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de Tratamiento por parte de la Fundación Santa Fe de Bogotá, podrá suministrarse a las siguientes personas:
- A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, previa presentación del documento que otorgue el derecho.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
- judicial, presentando el respectivo oficio.
- A los terceros autorizados por el Titular o por la ley, previa presentación del documento que otorgue el derecho.
8. CONSULTAS
Los Titulares o sus Causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Fundación Santa Fe de Bogotá, quien suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales, cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas.
Para efectos de responder las consultas, la Fundación Santa Fe de Bogotá, cuenta con un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. RECLAMOS
El Titular que considere que la información contenida en la base de datos de la Fundación Santa Fe de Bogotá, debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar una solicitud ante la Fundación Santa Fe de Bogotá, dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales, el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones:
El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a la Fundación Santa Fe de Bogotá a través del correo electrónico datospersonales@fsfb.org.co, deberá contener la siguiente información:
- Nombre del peticionario o solicitante.
- Número de identificación del peticionario o solicitante.
- Hechos en que se fundamenta la solicitud.
- Objeto de la petición.
- Dirección de envío de correspondencia.
- Aportar los documentos que soporten la petición.
Si la solicitud resulta incompleta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción el área en que se radicó solicitará al interesado que subsane las fallas y complemente la información; si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por la Fundación Santa Fe de Bogotá, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez la Fundación Santa Fe de Bogotá confirme el recibido de la solicitud, el Oficial de Protección de Datos Personales de la institución verificará que la información está completa y se procederá a iniciar el proceso de atención del requerimiento, para lo cual las áreas receptoras se apoyan en la oficina jurídica antes de emitir la respuesta.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos un texto que exprese "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, el cual deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD.
El Titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o ante el Encargado del Tratamiento de Datos Personales.
11. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La permanencia de los datos personales recolectados por la Fundación Santa Fe de Bogotá estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, la Fundación Santa Fe de Bogotá procederá a la supresión de los datos personales recolectados. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES
Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas:
Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; es decir, la prohibición de transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y los casos excepcionales en los que dicha prohibición no aplica.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
De manera excepcional, la Fundación Santa Fe de Bogotá, podrá hacer transferencia de datos personales en los siguientes casos:
- Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y La Fundación Santa Fe de Bogotá, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Fundación Santa Fe de Bogotá garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
14. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Esta Política de Tratamiento de los Datos Personales rige desde la fecha de publicación y será de obligatorio cumplimiento para la Fundación Santa Fe de Bogotá, sus encargados y colaboradores, aplicada por la Fundación Santa Fe de Bogotá y sus encargados.
15. MODIFICACIONES
La Fundación Santa Fe de Bogotá se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en la Política referidos a la identificación de la Fundación Santa Fe de Bogotá y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales los cuales puedan afectar el contenido la autorización, la Fundación Santa Fe de Bogotá comunicará estos cambios al Titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.
16. INSTANCIAS QUE LIDERAN ESTA POLÍTICA
La Fundación Santa Fe de Bogotá cuenta con un Comité Interdisciplinario de Protección de Datos Personales, organismo que vela por el cumplimiento de la presente política y es un medio de consulta y análisis de los eventos relacionados con el tratamiento de datos personales en la Institución, de igual forma, la FSFB, ha nombrado un Oficial de Protección de Datos Personales, quien es el contacto directo para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos.
