Pasos para solicitar tu historia clínica
La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a la reserva, por lo tanto, se deben cumplir algunos pasos de acuerdo con lo establecido por la Resolución 1995 de 1999.
Recuerde que, si usted es el titular de la historia clínica, deberá realizar solicitud escrita y adjuntar copia de su documento de identidad. Solo se remitirá la historia clínica al correo electrónico registrado (asegúrese de tener actualizados sus datos).
Lo anterior no aplica para historias clínicas solicitadas por terceros o aquellas que superen un almacenaje de 10 MB.
¿Qué requisitos debes cumplir para solicitar tu historia clínica?
Recuerda que cuentas con diferentes canales para realizar esta solicitud (APP, correo electrónico y presencial).
Lo único que debes presentar es tu documento de identidad y diligenciar el formulario de solicitud.
El tiempo de respuesta a tu solicitud será de 2 días hábiles.
Si tu solicitud es para obtener la historia clínica de un familiar o amigo recuerda que debes adjuntar estos documentos:
Carta de autorización firmada por el titular de la Historia Clínica donde indique nombre y documento de la persona autorizada.
Copia documento de identificación del paciente por ambas caras ampliada al 150%.
Copia documento de identificación por ambas caras, del tercero autorizado ampliada al 150%.
Recuerda que la solicitud de historia clínica por parte de terceros, se rige por lo establecido en la sentencia T303 de 2008:
"Las personas facultadas por una autoridad judicial, por orden legal o directamente por el paciente quien tiene la potestad de autorizar a terceros para conocer la información, por tratarse de un derecho de carácter personal de disposición integral para su titular. La definición de los sujetos autorizados para examinar la historia clínica, implica que en el registro existen datos caracterizados por la confidencialidad que en principio deben ser protegidos por la normativa, con el fin de impedir la intromisión de individuos y de la comunidad en la orbita privada de las personas."
El tiempo de respuesta a tu solicitud será de 2 días hábiles.
Si tu solicitud es para obtener la historia clínica de un menor de edad y eres el padre, madre, tutor o representante legal del mismo recuerda que debes adjuntar estos documentos:
- Copia documento de identificación del padre o la madre.
Copia documento del Registro Civil para menores de 7 años o tarjeta de identidad para mayores de 7 años.
En caso de que la solicitud de la Historia Clínica del menor sea realizada por un tercero, además de los anteriores documentos debe presentar:
Carta de autorización del padre, madre tutor o representante legal donde indique nombre y documento de la persona autorizada.
Copia del documento de identificación del tercero autorizado.
Recuerda que la solicitud de historia clínica por parte de terceros, se rige por lo establecido en la sentencia T303 de 2008:
"Las personas facultadas por una autoridad judicial, por orden legal o directamente por el paciente quien tiene la potestad de autorizar a terceros para conocer la información, por tratarse de un derecho de carácter personal de disposición integral para su titular. La definición de los sujetos autorizados para examinar la historia clínica, implica que en el registro existen datos caracterizados por la confidencialidad que en principio deben ser protegidos por la normativa, con el fin de impedir la intromisión de individuos y de la comunidad en la orbita privada de las personas."
El tiempo de respuesta a tu solicitud será de 2 días hábiles.
Para la solicitud de Historia Clínica de pacientes fallecidos por APP o correo electrónico debe tener en cuenta que sólo se hará entrega según el nivel de consanguinidad así:
Parentesco | Documentación requerida |
Esposos | Registro Civil de Matrimonio o escritura pública |
Hijos | Registro Civil de nacimiento |
Padres | Registro Civil de nacimiento del fallecido |
Excepciones: cuando la solicitud sea realizada por hermanos, los documentos a presentar son: copia de los documentos identificación del fallecido y solicitante, registro civil de nacimiento fallecido y solicitante.
El tiempo de respuesta a tu solicitud será de 2 días hábiles.
Tu historia clínica al alcance de tu mano
Fundación Santa Fe de Bogotá busca crear experiencias fáciles, fluidas y sin fricción, por eso disponemos varios canales para solicitar tu historia clínica para tu comodidad. Te invitamos a conocerlos a continuación:
Descarga el APP Fundación Santa Fe de Bogotá en tus dispositivos Apple y Android, escaneando estos códigos QR (Generar QR hacía estas URL de descarga)
- IOS: Fundación Santa Fe de Bogotá en App Store (apple.com)
- Android: Fundación Santa Fe de Bogotá - Apps en Google Play
Haz clic en "Descargar o Instalar", espera que se instale la APP en tu dispositivo.
- Abre el APP una vez instalada en tu dispositivo. Puedes encontrarla con el nombre "Fundación Santa Fe de Bogotá"
- Da clic en “Registrarme” y completa el proceso ingresando tus datos personales
- Por seguridad de tu información, validaremos tu identidad enviando un correo electrónico o mensaje de texto a los datos de contacto registrados en la historia clínica. Si no recibes este código puedes solicitar soporte en el correo soporte.TD@fsfb.org.co
- Digital el código que te va a llegar al celular o correo electrónico
- Digita los datos para iniciar sesión en nuestra aplicación
Solicita tu historia clínica
- Inicia sesión en el APP usando la contraseña que asignaste durante el registro
- Selecciona la opción “Historia clínica” y luego da clic en “Solicitar historia clínica”
- Escoge a nombre de quien vas a hacer la solicitud “Propio o de un familiar o cercano”
- Diligencia el formulario de solicitud y adjunta los documentos necesarios
- En un periodo de 2 días hábiles podrás consultar el documento en el APP
Nota: Si tu historia clínica supera los 10 años deberás solicitarla vía correo electrónico escribiendo a archivosmedicos@fsfb.org.co adjuntando el formato de solicitud y documentos de identificación necesarios.
Consulta el estado de tu solicitud
- Inicia sesión en el APP usando la contraseña que asignaste durante el registro
- Selecciona la opción “Historia clínica” y luego da clic en “Consulta tus solicitudes”
- Da clic en el trámite a consultar para verificar el estado de tu solicitud
Descarga tu historia clínica
- Inicia sesión en el APP usando la contraseña que asignaste durante el registro
- Selecciona la opción “Historia clínica” y luego da clic en “Descargar historia clínica”
- Selecciona la solicitud realizada y da clic en descargar
Tiempo de respuesta: Máximo 2 días hábiles.
Solicitud de historia clínica al correo electrónico
Tiempo de respuesta: 2 días hábiles.
Remita un correo electrónico a archivosmedicos@fsfb.org.co adjuntando los siguientes documentos:
En caso de que se solicite directamente por el paciente en ventanilla:
| Solicitante | Documentos a adjuntar en el correo |
| Paciente directamente | Fotografía del documento de identificación. |
| Tercero (familiar, amigo o cuidador) |
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| Padres, madres, tutores o representantes legales de menores de edad |
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| Tercero (familiar, amigo o cuidador) para un paciente menor de edad |
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Para la solicitud de Historia Clínica de pacientes fallecidos por APP o correo electrónico debe tener en cuenta que sólo se hará entrega según el nivel de consanguinidad así:
Parentesco
Documentación requerida
Esposos
Registro Civil de Matrimonio o escritura pública
Hijos
Registro Civil de nacimiento
Padres
Registro Civil de nacimiento del fallecido
Excepciones: cuando la solicitud sea realizada por hermanos, los documentos a presentar son: copia de los documentos identificación del fallecido y solicitante, registro civil de nacimiento fallecido y solicitante.
Solicitud de historia clínica presencial
Dirigirse a la oficina de registros médicos ubicada en el 1er piso del Edificio de expansión del Hospital Universitario Fundación Santa Fe de Bogotá.
Solicitar turno para "Solicitud de historia clínica"
Si la solicitud es realizada por el paciente, debe presentar su documento de identificación; si es un tercero debe traer carta de autorización firmada por el paciente junto con las copias de los documentos de identificación del paciente y del autorizado.
Al ser radicada la solicitud se informa la fecha y hora de entrega. El tiempo establecido es de 1 máximo 2 días hábiles.
Para pacientes fallecidos de acuerdo a la Sentencia T 303 se solicitan los siguientes requisitos para la entrega de la historia clínica:
- Carta de solicitud por parte del familiar del fallecido que la requiera en primer grado de consanguinidad (cónyuge, padres e hijos mayores de edad), explicando motivo por el cual se solicita la copia de la historia clínica.
- Para tramites que no requieren la historia clínica completa como por ejemplo: auxilios funerarios y/o traslado del cuerpo a la funeraria o al exterior, se entrega epicrisis.
- En casos de seguros de vida o en casos previstos por la ley, se deben anexar a la carta los siguientes documentos: Copia documentos de identificación del fallecido y de quien solicita la historia clínica, Registro Civil de Defunción o Certificado de defunción.
De acuerdo al grado de consanguineidad se debe adjuntar:
- En caso de conyugue solicitante, anexar el Registro de matrimonio o Escritura Pública (la Declaración extra juicio no es procedente para la entrega de la historia clínica) donde se demuestre la sociedad conyugal vigente.
- En caso de padres solicitantes se aporta el Registro Civil de Nacimiento del fallecido para verificar el grado de consanguinidad.
- En caso hijo mayor de edad se solicita aportar el Registro Civil de Nacimiento.
Se realiza la entrega de la historia clínica en un tiempo de 1 a 2 días hábiles en CD.
